Πολιτική Απορρήτου
Τελευταία ενημέρωση:
Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς το ClassFlow επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σε σχέση με τον ιστότοπο και την υπηρεσία λογισμικού ClassFlow. Το ClassFlow απευθύνεται αποκλειστικά σε επιχειρήσεις — κέντρα δραστηριοτήτων και τους εξουσιοδοτημένους ενήλικες εκπροσώπους τους — και δεν προσφέρεται απευθείας σε παιδιά.
1. Πεδίο εφαρμογής και ταυτότητα υπευθύνου
Το ClassFlow λειτουργεί την ομώνυμη υπηρεσία ("ClassFlow", "εμείς", "εμάς"). Η παρούσα πολιτική καλύπτει την επεξεργασία που πραγματοποιούμε ως υπεύθυνοι επεξεργασίας, καθώς και τον διαχωρισμό των ρόλων όταν ενεργούμε ως εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό των πελατών μας.
Ιστότοπος: https://classflow.cy. Για κάθε θέμα απορρήτου μπορείτε να επικοινωνείτε στο support@classflow.cy.
2. Οι δύο ρόλοι μας κατά τον ΓΚΠΔ
Το ClassFlow έχει δύο διακριτούς ρόλους:
- Ως υπεύθυνος επεξεργασίας: για τον ιστότοπό μας, τα αιτήματα επίδειξης, τη διαχείριση λογαριασμών, τη χρέωση, την υποστήριξη, την ασφάλεια και τις επιχειρηματικές μας επικοινωνίες.
- Ως εκτελών την επεξεργασία: το κέντρο δραστηριοτήτων (πελάτης) είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα μαθητών, γονέων/κηδεμόνων, εκπαιδευτών, παρουσιών, αξιολογήσεων, υγείας και λειτουργίας που εισάγει στην υπηρεσία. Εμείς τα επεξεργαζόμαστε μόνο βάσει των τεκμηριωμένων οδηγιών του κέντρου, σύμφωνα με το Προσάρτημα Επεξεργασίας Δεδομένων.
3. Επιχειρηματική (B2B) φύση της υπηρεσίας
Η υπηρεσία παρέχεται σε επιχειρήσεις. Οι λογαριασμοί δημιουργούνται και χρησιμοποιούνται από ενήλικες εξουσιοδοτημένους εκπροσώπους των κέντρων. Το ClassFlow δεν προορίζεται για χρήση απευθείας από παιδιά.
4. Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων
- Επισκέπτες του ιστότοπου και ενδιαφερόμενοι που υποβάλλουν αίτημα επίδειξης.
- Διαχειριστές λογαριασμού και μέλη προσωπικού/εκπαιδευτές των κέντρων.
- Μαθητές και, όπου καταχωρούνται, γονείς/κηδεμόνες και επαφές έκτακτης ανάγκης (δεδομένα που ελέγχει το κέντρο).
5. Κατηγορίες δεδομένων που συλλέγουμε
Ως υπεύθυνοι επεξεργασίας (ιστότοπος/λογαριασμός/χρέωση):
- Στοιχεία λογαριασμού και επικοινωνίας διαχειριστών/προσωπικού (όνομα, email, ρόλος, αναγνωριστικά ταυτοποίησης).
- Δεδομένα αιτήματος επίδειξης: όνομα, όνομα κέντρου, τύπος δραστηριότητας, email, τηλέφωνο, εύρος αριθμού μαθητών, μήνυμα, καθώς και στοιχεία απόδοσης (UTM), παραπέμπουσα σελίδα και σελίδα προορισμού.
- Στοιχεία χρέωσης και συνδρομής, κατάσταση πληρωμής και αναγνωριστικά πελάτη/συνδρομής του Stripe.
- Δεδομένα συσκευής, προγράμματος περιήγησης, χρήσης, συγκατάθεσης, ασφάλειας και διαγνωστικά, όπου πράγματι συλλέγονται.
Ως εκτελούντες την επεξεργασία (δεδομένα που εισάγει το κέντρο):
- Μαθητές: ονόματα, ημερομηνία γέννησης, επίπεδο εμπειρίας και σχετικές σημειώσεις.
- Γονείς/κηδεμόνες και επαφές έκτακτης ανάγκης: όνομα, τηλέφωνο, email και σχέση.
- Εγγραφές, κατανομή σε τμήματα, παρουσίες, δεξιότητες, αξιολογήσεις, σημειώσεις, πιστώσεις αναπλήρωσης, λίστες αναμονής.
- Εκπαιδευτές: στοιχεία επικοινωνίας, πιστοποιήσεις, διαθεσιμότητα και αντικαταστάσεις.
- Ιστορικό ενεργειών (audit) με τον δρώντα και το σχετικό αντικείμενο.
- Ιατρικές καταστάσεις και αλλεργίες — ειδική κατηγορία δεδομένων υγείας (Άρθρο 9 ΓΚΠΔ).
6. Πηγές των δεδομένων
Λαμβάνουμε δεδομένα απευθείας από εσάς (φόρμες, δημιουργία λογαριασμού), από τα κέντρα-πελάτες που καταχωρούν δεδομένα, και αυτόματα μέσω της χρήσης της υπηρεσίας (τεχνικά/διαγνωστικά δεδομένα) και των παρόχων μας (π.χ. κατάσταση πληρωμής από το Stripe).
7. Σκοποί και νομικές βάσεις
| Σκοπός | Νομική βάση |
|---|---|
| Παροχή και διαχείριση της υπηρεσίας και του λογαριασμού | Εκτέλεση σύμβασης (Άρθρο 6(1)(β)) |
| Απάντηση σε αιτήματα επίδειξης και επικοινωνία | Λήψη μέτρων πριν τη σύναψη σύμβασης / έννομο συμφέρον (Άρθρο 6(1)(β)/(στ)) |
| Χρέωση, τιμολόγηση και φορολογικές υποχρεώσεις | Εκτέλεση σύμβασης / νομική υποχρέωση (Άρθρο 6(1)(β)/(γ)) |
| Ασφάλεια, πρόληψη κατάχρησης και βελτίωση της υπηρεσίας | Έννομο συμφέρον (Άρθρο 6(1)(στ)) |
| Στατιστικά χρήσης (analytics) | Συγκατάθεση (Άρθρο 6(1)(α)) |
Για τα δεδομένα που εισάγει το κέντρο ενεργούμε ως εκτελούντες· η νομική βάση καθορίζεται από το κέντρο ως υπεύθυνο επεξεργασίας.
8. Αποδέκτες και πάροχοι υπηρεσιών
Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα. Κοινοποιούμε δεδομένα σε προσεκτικά επιλεγμένους παρόχους που ενεργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία, στον βαθμό που απαιτείται για τη λειτουργία της υπηρεσίας (φιλοξενία, βάση δεδομένων, ταυτοποίηση, email, πληρωμές, διαχείριση συγκατάθεσης, ασφάλεια, analytics). Ο πλήρης κατάλογος υπάρχει στο Προσάρτημα Επεξεργασίας Δεδομένων.
Ενδέχεται επίσης να κοινοποιήσουμε δεδομένα όταν το απαιτεί ο νόμος ή για την προάσπιση νόμιμων δικαιωμάτων.
9. Διεθνείς διαβιβάσεις
Η βάση δεδομένων φιλοξενείται εντός της ΕΕ (eu-central-1) και τα analytics είναι ρυθμισμένα να χρησιμοποιούν ευρωπαϊκό τερματικό σημείο. Ορισμένοι πάροχοι (π.χ. στις ΗΠΑ) ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός ΕΟΧ· σε αυτές τις περιπτώσεις εφαρμόζονται κατάλληλες εγγυήσεις, ιδίως οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs) της ΕΕ.
10. Περίοδοι διατήρησης
| Δεδομένα | Διατήρηση |
|---|---|
| Αιτήματα επίδειξης χωρίς μετατροπή | 12 μήνες |
| Αλληλογραφία υποστήριξης | 24 μήνες |
| Δεδομένα που ελέγχει ο πελάτης | Διάρκεια συνδρομής + 30 ημέρες περίοδος ανάκτησης |
| Διαγραμμένα δεδομένα παραγωγής | Αφαίρεση εντός 60 ημερών |
| Αντίγραφα ασφαλείας | Έως 90 ημέρες |
| Αρχεία χρέωσης και φορολογικά | Για το διάστημα που απαιτεί το εφαρμοστέο κυπριακό δίκαιο |
| Αρχεία συγκατάθεσης/ασφάλειας | Για το διάστημα που ορίζει η διαμόρφωση του παρόχου· τα δεδομένα περιορισμού ρυθμού τηρούνται μόνο προσωρινά στη μνήμη |
11. Ασφάλεια
Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπως κρυπτογράφηση κατά τη διαμεταγωγή (HTTPS), κρυπτογράφηση σε ηρεμία που διαχειρίζεται ο πάροχος βάσης, διαχωρισμό δεδομένων ανά οργανισμό, έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων, διαχείριση μυστικών/μεταβλητών περιβάλλοντος, καταγραφή και ιστορικό ενεργειών, αντίγραφα ασφαλείας και διαχείριση ευπαθειών. Δεν ισχυριζόμαστε πιστοποιήσεις που δεν διαθέτουμε.
12. Τα δικαιώματά σας
Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης. Έχετε επίσης δικαίωμα να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή (χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας) και να αντιταχθείτε σε επεξεργασία που βασίζεται στο έννομο συμφέρον.
Για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, επικοινωνήστε στο support@classflow.cy. Αιτήματα που αφορούν δεδομένα μαθητών τα οποία ελέγχει το κέντρο πρέπει κανονικά να απευθύνονται στο σχετικό κέντρο· εμείς θα συνδράμουμε ως εκτελούντες.
13. Δικαίωμα καταγγελίας
Έχετε δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην εποπτική αρχή. Στην Κύπρο: Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Κύπρος).
14. Δεδομένα παιδιών και δεδομένα υγείας
Το κέντρο μπορεί να καταχωρεί δεδομένα ανηλίκων, καθώς και ιατρικές καταστάσεις και αλλεργίες, τα οποία συνιστούν ειδική κατηγορία δεδομένων υγείας. Κάθε κέντρο είναι υπεύθυνο να προσδιορίζει τη νομική του βάση και την προϋπόθεση του Άρθρου 9 ΓΚΠΔ, να παρέχει τις κατάλληλες ενημερώσεις και να λαμβάνει τη συγκατάθεση γονέα/κηδεμόνα όπου απαιτείται από τον νόμο.
15. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων
Δεν λαμβάνουμε αποφάσεις που παράγουν έννομα ή παρόμοια σημαντικά αποτελέσματα αποκλειστικά με αυτοματοποιημένη επεξεργασία.
16. Cookies και analytics
Χρησιμοποιούμε cookies και παρόμοιες τεχνολογίες. Τα στατιστικά φορτώνονται μόνο μετά τη συγκατάθεσή σας. Δείτε την Πολιτική Cookies & Παρόμοιων Τεχνολογιών.
17. Αλλαγές στην παρούσα πολιτική
Ενδέχεται να επικαιροποιούμε την παρούσα πολιτική. Θα ενημερώνουμε την ημερομηνία «Τελευταία ενημέρωση» και, για ουσιώδεις αλλαγές, θα παρέχουμε πιο εμφανή ειδοποίηση όπου απαιτείται.
18. Επικοινωνία
Για θέματα απορρήτου: support@classflow.cy. Γενικές ερωτήσεις: info@classflow.cy.